Vuoden lähestyessä loppuaan ei ole pahitteeksi kiinnittää
huomiota ajan kulumiseen ja ajan kuluttamiseen.
Aikasyöppöjä voidaan tunnistaa ainakin seuraavista:
- Samanaikaisten toimintojen tekeminen eli multisähläys
(engl. multitasking...)
On se hauskaa, miten trendit vaihtelevat. Vielä reilut
kymmenkunta vuotta sitten unelma ajanhallinnasta perustui siihen, että
täydellinen ihminen teki kymmentä tai kahtakymmentä asiaa sujuvasti samaan
aikaan ja "selviytyi" kaikesta voittajana. Puhui puhelimeen
työasioita samalla kun laittoi ruokaa ja vastaili sähköposteihin. Onneksi idea
multisähläristä on jo haudattu. Useiden asioiden tekeminen samaan aikaan tai
ainakaan limittäin ei ole mitenkään edelleenkään kiellettyä, mutta siihen
erityisesti ei pitäisi opetella.
- Huolien vatvominen
Huolehtiminen on kuin keinutuolissa kiikkumista. Se pitää
liikkeellä, mutta ei vie sinua mihinkään. Jos asioita murehtii liikaa
etukäteen, ovat kädet täynnä työtä, mutta mikään ei etene. Huolista pääsee
eroon parhaiten kirjoittamalla ne ylös ja miettimällä ratkaisuja. Suurimpia
aikasyöppöjä ovat nimittäin vähemmän selkeästi muovatut huolikimput.
- Aloittaminen valmistautumatta
Monesti on hienoa heittäytyä johonkin tehtävään. Eikä sitä
pidä kokonaan unohtaakaan. Heittäytyminen on hauskaa. Mutta on se silti
aikasyöppö, koska täysin suunnittelematta mikään ei yleensä suju niin nopeasti,
hyvin tai tehokkaasti kuin voisi. Suunnittelematta aloittaminen lisää myös
toiminnan keskeyttämisen riskiä ja silloin siitä vasta aikasyöppö tuleekin.
- Härkäpäinen jatkaminen
Joskus on syytä lopettaa. Joskus olisi vähän pakko lopettaa.
Mutta ei, useat meistä jatkavat tekemistä vielä silloinkin, kun olisi paljon
tärkeämpiäkin asioita tehtävänä. Tämän ongelman aikasyöppöys korostuu
erityisesti silloin, kun meillä on paljon tekemistä. Huomaamme, että jokin
toinen asia kaipaisi paljon, paljon enemmän ja kipeämmin huomiotamme, mutta
silti vaan jatkamme härkäpäisesti edellisen kimpussa.
- Toistuvat keskeytykset
Aikasyöppöinä toistuvat keskeytykset liittyvät
multisähläykseen. Aina keskytyksille ei voi mitään, mutta on melkoisen
toimimatonta aina järjestää asiat niin, että keskeytyksille on tilaa ja
mahdollisuuksia. Toisin sanoen lapset, koirat, kaverit, sähköpostit,
televisio-ohjelmat, pyykit tai ihan mitkä vaan täytyy aika ajoin pitää poissa
kun tekee jotakin, muutoin niiden aiheuttamista toistuvista keskeytyksistä muodostuu
todellinen aikasyöppö.
- Televisio ja muu viihde-elektroniikka
Jos katsot televisiota kolme tuntia päivässä, tulet
katsoneeksi sitä yhtäjaksoisesti yhdeksän vuotta elämäsi aikana. Siis yhdeksän
vuotta?!? Ja kun tähän lisää esim. netissä roikkumisen, voidaankin sanoa, että
merkittävä osa elämästä meni viihde-elektroniikan parissa. Tuli kivasti
siirreltyä bittejä. Voitettua pari kertaa Call of Dutyssa. Halkaistua hedelmiä
Fruit Ninjassa. Ja luettua Kim Kardashianista. Ja Tauskista. Ja katsottua Emmerdalea.
Onnellisiä vuosia, vai ovatko sittenkään??? Television katselu (+ muu
viihde-elektroniikka) on hurja aikasyöppö. Toisaalta se on ihan siedettävää ja
välillä rentouttavaakin. Mutta voiko sanoa, että aika ei riitä muihin toimiin,
jos ehtii katsoa tuntikaupalla tv:tä (tai pelata/roikkua netissä)? Ei voi.
- Viivyttely
Viivyttely on aikasyöpöistä ilkein, koska sen myötä ei
oikein edes tiedä, mihin se aika meni. Lisäksi se tuottaa huonoa mieltä.
Pitäisi tehdä sitä, pitäisi tehdä tätä. Viivyttely on hyvin luonnollinen ja
samalla hyvin ärsyttävä aikasyöppö. Paneudumme siihen myöhemmissä postauksissa
tarkemmin.
Aikamyönteisiä kokonaisuuksia voidaan puolestaan tunnistaa
ainakin seuraavia:
- Oikean ajan metsästäminen
Ihmisillä on erilaisia aikoja, jolloin asiat onnistuvat.
Vireystila vaihtelee ja sen huomaa siinä, mitä saa aikaan. Tärkeää on tunnistaa
omat oikeat aikansa ja parhaimpansa mukaan käyttää niitä haluamiensa asioiden
suorittamiseen, oli tilanne mikä hyvänsä. Eräs kollegani oppi tekemään työnsä
tehokkaasti vasta kun hän lopetti aamulla meikkaamisen, vaatteiden valinnan,
kotitöiden hoitamisen ja niin edelleen. Hän oli virkeimmillään juuri
herätessään yöunilta, mutta käyttä parhaimman aikansa täysin yhdentekeviin
puuhiin. Uuden rytmin opeteltuaan hän sai vähintään puolet päivän töistä tehtyä
jo ennen kymmentä.
- Ajanotto
Töitä tehdessä, olivat ne sitten mitä tahansa avaruusaluksen
suunnittelusta tiskikoneen tyhjennykseen ajanotolla saa hyviä tuloksia aikaan. Herätys
kännykkään puolen tunnin päähän ja töihin - ja työtä tauotta kellon soittoon
saakka. Näin pääsee todella paljon eteenpäin...
- Ajan säätäminen
Tai paloittelu, hallinta jne. Tämä tarkoittaa sitä, että
muokkaat aikaan tiettyjä ehdottomia dead lineja, joita noudatat (tai pyrit
noudattamaan). Niitä ei tarvitse olla paljon tai joka asiasta, vaan pienikin
auttaa lisäämään aikaa (esim. kotitöiden organisoiminen aikaan).
- Delegointi
Delegoinnilla vasta aikaa säästääkin. Sen vuoksi se
kannattaa opetella ja opettaa muille - mitä pikemmin sen parempi. Monenikäiset
perheenjäsenet kykenevät suoriutumaan monenlaisista tehtävistä. Heidät täytyy
vain osata opettaa ja ohjastaa niiden pariin. Sama koskee työkavereita...
Näiden kaikkien tunnistaminen, osan poistaminen ja osan
hyödyntäminen on sekä hauskaa että hyödyllistä. Joulun alla jos koska siihen
kannattaa löytää aikaa...
